A Lógica de um Procedimento de Trabalho

Publicado em 29/08/2016 - paulo-botelho - Da Redação

A Lógica de um Procedimento de Trabalho

Não tem como poder ir adiante numa empresa sem procedimentos de trabalho definidos e claros. Como garantir que a execução de um trabalho ocorra de acordo com o que foi planejado? – Resposta: com a fixação detalhada de procedimentos e instruções seguidos de um acompanhamento eficiente, prática duvidosamente seguida pelas empresas que constato em trabalhos de consultoria que tenho realizado.

São as inovações tecnológicas e a dinâmica das mudanças  que determinam a necessidade do estabelecimento de instruções de trabalho, normatizações e especificações. Vejamos alguns exemplos: Compras (Catálogos e Listas de Fornecedores); Recebimento de Materiais (Instruções de Manuseio); Produção (Instruções contendo as fases e etapas de fabricação de um produto); Expedição (Rotulagens e Ordens de Saída); Faturamento (Instruções e Listas de Preços); Vendas (Listas de Clientes e Relatórios de Vendedores); Manutenç&atild e;o de Equipamentos (Instruções de Fabricantes). A quantidade ou o volume dos procedimentos depende do grau de cultura da empresa; do tipo de produto ou serviço; da tecnologia empregada e do nível de instrução do pessoal. É bom lembrar que a necessidade de procedimento aumenta quanto mais sofisticada for a tecnologia e menor o grau de instrução do pessoal. Uma pergunta que sempre me fazem: Como garantir a utilização de um procedimento? – Resposta: Um procedimento deve retratar, de forma simples e direta, a prática estabelecida para determinado processo, em linguagem simples e acessível às pessoas que irão utilizá-lo, as quais devem ser envolvidas previamente em sua elaboração, isto é, devem ter participação ativa. Sempre digo que a dona Maria que faz o café deve ter conhecimento do produto que a empresa produz. E tudo tem que estar no Manual de Procedimentos. O Manual é uma ferramenta de trabalho e, portanto, deve estar sempre próximo dos operadores das atividades nele descritas. Procedimento, como a operação de uma máquina, deve estar fixado no painel da própria máquina de forma visível e ilustrado com desenhos e fotos.

Paulo Augusto de Podestá Botelho é Consultor de Empresas e Escritor. www.paulobotelho.com.br