SME desenvolve novo sistema de controle da entrega dos kits escolares em Poços

Publicado em 04/12/2017 - educacao - Da Redação

SME desenvolve novo sistema de controle da entrega dos kits escolares em Poços

A Secretaria Municipal de Educação  passa a contar com uma nova ferramenta para gestão da distribuição dos kits escolares. O processo de conferência da entrega do material que era antes manual e, portanto, mais suscetível a erros, passa a ser informatizado.  
 
Esta ferramenta foi desenvolvida pela própria equipe da Divisão de Administração da SME e trará maior eficiência e celeridade no controle e empenhamento dos kits escolares, hoje distribuídos a aproximadamente 20 mil alunos matriculados na rede municipal de ensino.
 
Para a Coordenadora da Divisão de Administração, Daniela Azevedo Volpi Braz o sistema irá otimizar o processo, trazendo precisão no gerenciamento dos kits já retirados nas papelarias. “Agora, poderemos comparar o quantitativo entregue ao número de alunos matriculados em cada unidade, melhorando o processo operacional e permitindo um planejamento mais eficaz dos recursos públicos destinados à educação. É gratificante contar com o apoio dos servidores administrativos da Secretaria de Educação, no sentido de acolher as novas ideias, melhorá-las e dar forma a elas, especialmente ao servidor Luiz Carlos Machado Junior, que consolidou este projeto”, conclui.
 
A partir de agora a conferência será feita da seguinte forma: sempre que um kit for entregue ao aluno, todos os dados da entrega serão computados no sistema, contendo o número do formulário de identificação do kit, escola, nome do aluno, qual tipo de kit, data de recebimento e papelaria de retirada. Ao inserir essas informações, automaticamente será gerado um banco de dados que servirá para consultas futuras. Caso precise acessar alguma dessas informações o sistema permite consultas por unidade e mês, unidade ou fornecedor. Ao final de cada mês o valor a ser empenhado para cada fornecedor será gerado automaticamente, facilitando o trabalho administrativo.
 
Para o contador, Luiz Carlos Machado Júnior, que construiu a ferramenta, a automatização irá melhorar o trabalho. “Antes havia a possibilidade de haver erros pelo fato desse controle ser feito de forma manual. A planilha irá evitar problemas futuros como a entrega de kits em duplicidade e, caso isso aconteça, teremos os dados para detectar onde foi que aconteceu o erro, evitando desperdícios”.
 
Já para a auxiliar administrativa, Ana Stela Souza Carvalho Latronico, que faz a conferência e empenhamento dos kits, o novo sistema irá melhorar muito seu trabalho. “Antes tudo era feito manualmente, então não tínhamos um controle muito eficaz, já que anualmente são aproximadamente 20 mil kits escolares entregues. Agora, com esse banco de dados, o gerenciamento será aprimorado e teremos um controle amplo”, concluiu.

Secretaria Municipal de Comunicação Social - Prefeitura de Poços de Caldas